פתרון ניהול שעות לחברות שירות ופרויקטים תוכנה לניהול פרויקטים ומשימות

דף הבית > מוצרים > תוכנה לניהול פרויקטים

תוכנה לניהול פרויקטים - AlmogERP מספקת פתרונות אינטגרטיביים בהתאמה מלאה לתהליכי העבודה שלכם עם דגש על דינמיות גבוהה ויכולת להסתכל בצורה קלה על כל סוגי התהליכים, המשימות, והדרישות הארגוניות.

לתיאום פגישה

להפיק את המקסימום מכל שעת עבודה

תוכנה לניהול פרויקטים AlmogERP מאפשרת לכם להפוך את כל ניהול הפרויקט בחברה למקצועי, מדויק ומשקף את העבודה שבוצעה בפועל. שילוב כל של כלים דוגמת תוכנה לניהול שעות עבודה, כלי תכנון ומעקב פרויקטים ואפשרות להקצאת שעות ומשאבים בראייה רוחבית, הופכים את הארגון שלכם ליעיל יותר וחוסכות שעות עבודה אבודות, דיווחים ידניים ופערי תכנון וביצעו מול הלקוח. עם AlmogERP תוכנה לניהול פרויקטים, חברות שמספקות שירותים על בסיס שעות, כמו למשל חברת תוכנה, משרד רואי חשבון, הנדסה, עורכי דין או אדריכלים, יכולות לראות במקום אחד, את כל היבטי פרויקט, ובצורה נוחה ואינטואיטיבית - לעקוב אחרי הצעות מחיר, הסכמי לקוח, לנהל ולסנכרן תשומות ושעות עבודה, לנהל קבלי משנה, לנהל משימות עובדים, לנתח את הצורך והצפי העתידי, לחייב לפי שעות ולהיערך לכל תרחיש אפשרי. זה כולל התראות מבעוד מועד על חריגות בתקציב, על תכנון מול ביצוע ועל לוחות זמנים גבוליים. את כל היכולות האלה תקבלו במערכת ERP, מערכת אינטגרטיבית וחכמה שתציע לכם ראש שקט וזמן פנוי לתכנון אסטרטגי. כל מה שצריך הוא לרצות לעשות את הקפיצה העסקית, ואנחנו כבר ניקח את זה משם.

ניהול פרויקטים ושירותים מקצועיים

ניהול חוזי לקוחות ותנאי התקשרות

כל פרויקט מתחיל בחוזה: תעריף שעתי לפי סוג עובד, היקף שעות מוערך, אבני דרך לתשלום, ותנאים מיוחדים. ניהול ידני של חוזים מוביל לאי-דיוקים, לשכחת תנאים ולמחלוקות מול לקוחות. מודול ניהול החוזים של AlmogERP מרכז את כל המידע החוזי במקום אחד ומבטיח שכל דיווח שעות יתומחר נכון.
המערכת מנהלת לכל לקוח ופרויקט: תעריפים שונים לפי סוג עובד או שירות (למשל תעריף שונה לשותף מול עובד זוטר), תקרת שעות חודשית או כוללת, אבני דרך לחיוב, ותנאי תשלום. כשעובד מדווח שעות, המערכת יודעת אוטומטית לפי איזה תעריף לחשב על בסיס ההסכם. התראות על התקרבות לתקרת השעות מאפשרות לפנות ללקוח לפני שנוצרת בעיה. דוחות עמידה בחוזה מציגים את הפער בין ההערכה לביצוע בפועל – כלי קריטי ללמידה ולשיפור הצעות המחיר הבאות. כל ההסכמים נגישים בלחיצה, עם היסטוריה מלאה של שינויים ונספחים.

דיווח שעות עבודה לפי פרויקט ומשימה

דיווח שעות מדויק הוא הבסיס לחיוב נכון ולרווחיות. בלי מערכת נוחה, עובדים שוכחים לדווח, מדווחים בסוף השבוע מזיכרון, או מדווחים בצורה כללית מדי שלא מאפשרת ניתוח אמיתי. מודול דיווח השעות של AlmogERP הופך את התהליך לפשוט ומדויק – פורטל ייעודי המאפשר דיווח שעות לפי משימות, תוך מתן התראות על חריגת שעות ותקציב בזמן אמת.
כל עובד מדווח שעות מהמחשב או מהאפליקציה, עם קישור ישיר לפרויקט, למשימה וללקוח. טיימר מובנה מאפשר מדידה בזמן אמת למי שמעדיף – לחיצה בתחילת העבודה ולחיצה בסיום. תזכורות יומיות מבטיחות שהדיווח לא נשכח, והעובד יכול לראות את סיכום השעות השבועי והחודשי שלו בכל רגע. מנהלים רואים את כל השעות המדווחות בלוח בקרה מרכזי, ויכולים לאשר או להעיר לפני שהשעות עוברות לחיוב. פלטפורמה זו מאפשרת ריכוז השעות בפועל אל מול ההסכם ומתן שקיפות ובקרה מלאה.

חיוב לקוחות לפי שעות או אבני דרך

משרדים מקצועיים מתמחרים בדרכים שונות: יש שמחייבים לפי שעות בפועל (Time & Materials), יש שעובדים עם retainer חודשי קבוע, יש שמחייבים לפי אבני דרך או תוצרים (Fixed Price), ויש שמשלבים בין השיטות גם בתוך אותו לקוח. AlmogERP תומכת בכל שיטות החיוב ומאפשרת גמישות מלאה בהתאמה לאופי ההתקשרות.
המערכת מחשבת אוטומטית את החיוב על בסיס השעות המדווחות והתעריף בחוזה, ומפיקה טיוטת חשבונית לאישור המנהל לפני שליחה ללקוח. עבור פרויקטי Fixed Price, המערכת מתריעה כשאבן דרך הושלמה ומאפשרת להפיק חשבונית חלקית בהתאם לאחוז ההשלמה. תמיכה בריטיינר כוללת מעקב אחר ניצול השעות החודשיות, התראה כשמתקרבים לתקרה, והעברת יתרות לחודש הבא אם הוסכם. דיווחים מפורטים ללקוח מציגים בדיוק על מה הוא משלם – פירוט שעות לפי עובד, משימה ותאריך. כל החיובים מקושרים להנהלת החשבונות.

ניהול משימות ופרויקטים

פרויקט מקצועי מורכב ממשימות רבות: פגישות עם לקוח, מחקר, כתיבת מסמכים, בדיקות, תיקונים וסבבי אישור. בלי מעקב מסודר, קשה לדעת מה הסטטוס האמיתי של כל פרויקט, מי אחראי על מה, ואיפה יש עיכובים. מודול ניהול המשימות של AlmogERP מספק תמונת מצב ברורה ומעודכנת לכל פרויקט – כל המשימות במקום אחד עם תיאום ואחידות לרוחב הארגון.
המערכת מאפשרת להגדיר משימות עם אחראי, תאריך יעד, אומדן שעות, ותיאור מפורט. כל דיווח שעות מקושר למשימה ספציפית, כך שניתן לראות בדיוק כמה זמן הושקע בכל חלק של הפרויקט ולהשוות לאומדן המקורי. לוח קנבן מציג את כל המשימות לפי סטטוס (לביצוע, בעבודה, לבדיקה, הושלם), ותצוגת גאנט מראה את לוח הזמנים הכולל עם תלויות בין משימות. התראות אוטומטיות מזהירות על משימות שמתקרבות לדדליין או שחרגו ממנו. דוחות סיום פרויקט משווים בין האומדן לביצוע ומסייעים לשפר הערכות עתידיות.

בקרת רווחיות לפי פרויקט ולקוח

משרד מקצועי יכול להיות עמוס בעבודה ועדיין לא להרוויח. לקוחות שדורשים יותר זמן מהמתוכנן, פרויקטים שמתארכים מעבר לצפוי, תעריפים שלא מכסים את העלויות האמיתיות – כל אלה נשחקים ברווחיות בלי שהמנהלים מודעים לכך עד שמאוחר מדי. מודול הבקרה של AlmogERP חושף את התמונה האמיתית ומאפשר לקבל החלטות מבוססות נתונים.
המערכת מחשבת לכל פרויקט ולקוח: הכנסות בפועל (חשבוניות שהופקו), שעות שהושקעו (כולל שעות שלא חויבו), עלות שכר הצוות שעבד על הפרויקט, ורווח גולמי. דוחות רווחיות מזהים לקוחות שמרוויחים פחות מהצפוי, פרויקטים שחרגו מהתקציב, ועובדים שהתעריף שלהם ללקוח לא מכסה את עלות השכר שלהם. ניתוח לפי סוג שירות או תחום מומחיות מסייע להחליט היכן להתמקד ואילו שירותים כדאי לפתח. התראות מבעוד מועד על חריגות בתקציב, על תכנון מול ביצוע ועל לוחות זמנים גבוליים מאפשרות תיקון מסלול בזמן.

אפליקציה לדיווח שעות מהשטח

יועצים, עורכי דין ואנשי מקצוע רבים עובדים מחוץ למשרד: פגישות אצל לקוחות, דיונים בבתי משפט, ביקורות באתרים, או עבודה מהבית. דיווח שעות צריך להיות נגיש מכל מקום ובכל זמן, אחרת השעות נשכחות או מדווחות בצורה לא מדויקת. האפליקציה של AlmogERP מאפשרת דיווח מלא מהסמארטפון, עם כל היכולות של המערכת המרכזית.
העובד רואה את רשימת הפרויקטים והמשימות שלו בממשק נוח, מפעיל טיימר בלחיצה אחת כשמתחיל לעבוד, ומסיים את הדיווח כשהעבודה נגמרת. אפשר להוסיף הערות על מה בוצע, לצרף קבצים או תמונות, ולסמן סוג פעילות (פגישה, עבודה, נסיעה). הדיווח מסתנכרן מיידית עם המערכת המרכזית, והמנהל רואה את השעות בזמן אמת. גם אישור הוצאות קטנות, צפייה בלוח הזמנים השבועי, עדכון סטטוס משימה וצפייה בפרטי לקוח – הכל זמין באפליקציה בלי צורך להיכנס למחשב.

ניהול צוות ותכנון משאבים

משרד מקצועי צריך לדעת לא רק מה קרה בעבר, אלא גם מה צפוי בעתיד. כמה שעות פנויות לכל עובד השבוע? מי יכול לקחת פרויקט חדש? האם יש צוואר בקבוק צפוי בחודש הבא? האם אנחנו צריכים לגייס או שיש תת-ניצול? מודול תכנון המשאבים של AlmogERP מספק תשובות ומאפשר לנהל את הצוות בצורה יעילה.
המערכת מציגה לכל עובד את העומס הנוכחי מול הקיבולת: כמה שעות הוא מתוכנן לעבוד השבוע, כמה כבר דיווח, וכמה נותר. תצוגה ויזואלית מזהה מיד עובדים עם עומס יתר (מסומנים באדום) או תת-ניצול (מסומנים בצהוב). תכנון קדימה מאפשר לשבץ עובדים לפרויקטים עתידיים ולראות את ההשפעה על הזמינות לפני שמתחייבים ללקוח. דוחות ניצולת (utilization) מציגים את האחוז מתוך שעות העבודה שנרשם ללקוחות משלמים – מדד קריטי לרווחיות משרד מקצועי. ניתוח לפי צוות, מחלקה או תחום מומחיות מאפשר לזהות היכן יש עודף או חוסר כוח אדם.

קישור להנהלת חשבונות וגבייה

דיווח שעות וחיוב לקוחות הם רק חלק מהתמונה הפיננסית. כדי לסגור את המעגל, צריך לוודא שהחשבוניות נרשמות נכון בהנהלת החשבונות, שהכסף נגבה בזמן, ושיש תמונה ברורה של תזרים המזומנים. AlmogERP מחברת את כל התהליך במערכת אחת – מהשעה המדווחת ועד להכנסה בבנק – עם ניהול מרכזי ומאוחד של כל החיובים והתקבולים.
חשבוניות שמופקות מהמערכת נרשמות אוטומטית בהנהלת החשבונות, עם קישור לפרויקט וללקוח ופירוט מלא של השעות או אבני הדרך שחויבו. מודול הגבייה מציג את כל החשבוניות הפתוחות, מפיק תזכורות תשלום אוטומטיות או ידניות, ומתריע על לקוחות בפיגור. דוחות גיול חובות מאפשרים לראות כמה כסף מגיע מכל לקוח ומתי. דוחות תזרים מזומנים מציגים את ההכנסות הצפויות מפרויקטים פעילים (על בסיס אבני דרך עתידיות), ומסייעים בתכנון פיננסי. כך כל המידע: תפעולי, חשבונאי וניהולי, נמצא במקום אחד ומעודכן בזמן אמת.

טרנספורמציה דיגיטלית לשיפור ביצועים

מערכת ניהול חוזים

ניהול, תיעוד ומעקב צמוד אחר הסכמי לקוחות, עובדים וספקים
ניהול הסכם לקוח: ביצוע בפועל, אבני דרך, פרויקטי Fix

ניהול מאוחד ומרכזי של כל הסכמי הלקוח באמצעות מערכת AlmogERP, מענה לכל כל סוג הסכם ובהתאם לצרכי הארגון
ניהול פרויקט - תקציב, תעריפים, עובדים, מסמכים נלווים

ייעול, הגברת שיתוף הפעולה, חסכון כספי ומניעת טעויות יקרות באמצעות ניהול מדויק של כל הפרויקטים בארגון.
דיווחי שעות לפי עובד, לקוח ומשימה

פורטל ייעודיי המאפשר דיווח שעות מדויק לפי משימות, תוך מתן התראות על חריגת שעות ותקציב בזמן אמת. פלטפורמה זו מאפשרת ריכוז השעות בפועל אל מול ההסכם ומתן שקיפות ובקרה מלאה תוך קבלת החלטות בזמן אמת ובקרה על תפוקת העובדים אל מול המשימות בפועל
דיווחי שעות וחיובי לקוח לפי הסכם

חסכו זמן עבודה מיותר והפיקו דיווחים מדויקים ללקוחות, תוך מעקב אחר ביצוע וחיובי לקוח בלחיצת כפתור
ניהול משימות

כל המשימות במקום אחד. צרו תיאום ואחידות לרוחב הארגון, וסנכרון בין כל הגורמים
ניהול כספים

ניהול מרכזי ומאוחד של כל החיובים, התקבולים ושעות העבודה, תוך חיסכון ניכר של זמן עבודה לניתוח וריכוז החומרים, מניעת טעויות אנוש יקרות ומצב תמונת מצב עדכנית עבור ההנהלה

טרנספורמציה דיגיטלית לשיפור ביצועים

מערכת Almog ERP הדור הבא

מערכת ERP מבית Almog, הינה מערכת המאפשרת לכם לנהל פרויקטים ומשימות אשר חוצים תחומים ופעילויות בארגון. המערכת מחזקת את שיתוף הפעולה בין מחלקות הפיננסים, תפעול ופרויקטים ושירות ועוד, והופכת את העבודה לזורמת, חלקה ונקיה מטעויות יקרות. כל המחלקות מסונכרנות ועובדות על מערכת אחת. עם מערכת הדור הבא של Almog, הארגון נהנה מתאימות לניידים וממשקי Web כדי שתוכלו לנהל פעילות מכל מקום ובכל זמן. רק במערכת הדור הבא, המערכת מתאימה את עצמה לארגון שלכם, ולא ההיפך.
התאמה מלאה לתעשיה שלכם

מערכת ERP היא מערכת המיועדת לכל מי שרוצה לזכות ביתרון תחרותי משמעותי בשוק בו פועל. באמצעות ניהול תהליכים רוחביים ואנכיים בחברה, ועל ידי אוטומציות חכמות אשר מייעלות וחוסכות פעולות שוטפות, תוכלו להעצים את האפקטיביות של הארגון שלכם. לקוחות AlmogERP נהנים מיתרון גדול בתחרותיות בניהול הפיננסי, בניהול מחסנים ומלאי בצורה יעילה ופשוטה, בניהול שרשרת אספקה ולוגיסטיקה, ניהול לקוחות וצרכיהם וניהול משאבי אנוש. על כל אלו ועוד, תוכלו למצוא אצלנו את מענה המושלם!
כל הפתרונות במערכת אחת

מערכת AlmogERP פותחה עם כל המודולים מובנים כדי לאפשר התאמה מלאה לכל עסק בהתאם לאופי הפעילות שלו. בין המודולים ישנו CRM לניהול ותיעוד התקשורת מול הלקוחות, מודולים לניהול תשלומים, ניהול פרויקטים וחוזים, ניהול הלוואות, ניהול ציי רכב, ניהול צוותי שטח ועוד. כל המודולים פועלים בצורה חלקה עם המערכת, ונמצאים בתמיכה מלאה של Almog. כל זאת כמובן ניתן לניהול דרך המחשב, אך בו בזמן ניתן לניהול דרך אפליקציה שזמינה בטלפון הנייד.
שירות מעל הכל!

AlmogERP מעמידה בראש סדר העדיפויות שלה את רמת איכות השירות. החברה רואה זאת כאחד מהערכים המשמעותיים ליצירת קשר מתמשך עם לקוחותיה והוא בראש סדר העדיפויות שלה. זאת על מנת להבטיח לכם, הלקוחות, את החוויה והמוצר הטוב ביותר, שיתאים בצור הטובה ביותר לצורך שלכם. נשות ואנשי התמיכה שלנו נהנים מניסיון עשיר בניהול פרויקטים פשוטים עד מורכבים עבור חברות מובילות בכל תחומי הפעילות. הלקוחות שלנו יודעים להעריך את העובדה שאנו גם בית התוכנה המפתח וגם המיישם, כך שאנחנו מכירים את המערכת מהליבה ועד אחרון המאפיינים, ויכולים לענות על כל בקשה לפי צרכי הלקוח, בהתאמה אישית.
בונים את המערכת הנכונה עבורכם

על מנת שתוכלו להרוויח מהמערכת שלנו בזמן הקצר ביותר, צוות העובדים שלנו עובר יחד איתכם תהליך מסודר וקפדני, שמאפשר לכם לבצע את הטמעת המערכת בצורה האיכותית ביותר. תהליך זה, מורכב מ-6 שלבים כאשר השלב הראשון הוא פגישת היכרות שבמהלכה נבין את הצרכים והשאיפות שלכם, ונבצע תיאום ציפיות. במהלך התהליך, נקיים פגישות על מנת להקים את המערכת שתתאים באופן מושלם לאופי העסק שלכם, נבצע תהליכי הקמה, הטמעה ואף הדרכות מסודרות על המערכת.
AlmogERP איתכם גם אחרי ההטמעה

אחד הדברים החשובים ביותר בעינינו בהטמעת מערכת ERP לעסק הוא הליווי הצמוד. לכן, כחלק מתהליך הטמעת המערכת בעסק או בחברה שלכם, השלב האחרון הוא שלב הליווי. במהלך השלב הזה, מלווים אנשי הצוות שלנו את אופן התפקוד של המערכת שנבנתה במיוחד עבורכם, מוודאים שהכל מתנהל כשורה, מסייעים להבנת המערכת וכן בפתרון תקלות שצצות. כמו כן והכי חשוב, אנו מסייעים לכם להתחיל בדרך חדשה, שתוביל אתכם להתפתחות והתייעלות מתמדת מרגע זה ואילך!